S대학교의 과학관에는 5개의 학과가 모여 있다. 각 과에서 수행하는 연구내용이나 과제는 다를지라도 그것을 분석하는 기기는 중복된 것들이 많으나 각 과에서는 서로간의 연구에 대한 교류와 협력이 없었던 관계로 그러한 기기들을 함께 공유해서 사용하지 못하고 있었다. 그런데 몇몇 교수의 제안으로 모든 과들이 가장 쉽게 접근할 수 있는 위치에 공동기기실을 만들고, 그 곳에 여러 과에서 함께 사용할 수 있는 고가의 장비들을 구비하게 되었다. 공동기기실에 구비할 고가의 기기들은 국가연구기관에 연구비를 신청해 받은 것으로 구입, 설치하였다.

대표적인 예로, GC(gas chromatography)는 고가장비이나 모든 과에서 자주 사용하는 기계라 함께 공유하여 활용하기에는 불편함이 있어 각 과 연구실에서 개별적으로 구비해서 사용하지만 GC mass(질량분석기)는 GC를 통해 분리, 검출된 물질을 다시 분석하는 분석기로 GC보다 훨씬 고가이나 활용 정도나 이용 횟수는 적으므로 여러 과에서 함께 공유해서 사용하는 것이 연구비 절감에도 효율적이라는 생각에 GC mass는 공동기기실에 비치하였다. 공동 기기실에 비치된 기기들은 각 과에서 필요할 때마다 예약을 해서 사용할 수 있는 시스템으로 운영되고 있다.

또한 학부 실험에서 여러 대를 사용해야 하는 일반광학 현미경의 경우 한 대를 살 때에는 구입 가격에 대한 부담은 없지만 학부 미생물 실험 시에는 최소한 7~10대 정도가 필요하다. 이 경우 1년의 한 학기, 즉 미생물 실험이 개설된 학기, 그것도 현미경 수업은 3~4번 정도만 하기 때문에 모든 과에서 1년에 3~4번 사용하기 위해 많은 장비를 구비하고, 보수 관리를 하는 것이 쉽지 않다. 따라서 과학관 공동기기실에 현미경을 비치하여 자연과학대학의 각 과에서 수업 시 필요할 때마다 빌려 쓸 수 있도록 하고 있다.

공동 기기실의 장비나 기기들의 일부는 ZEUS에 등재하여 외부 연구기관에도 대여하여 사용할 수 있도록 함으로 창출한 이윤으로 기기들을 보수, 관리하는 비용으로 사용하고 있었다. 또한 전문 연구원(예. 인턴연구원, 조교, 이공계대학원생)들을 채용하여 장학금 기회를 주며, 공동기기실을 관리, 감독하게 함으로써 고가의 기계들을 유지, 보수 관리를 할 수 있게 운영하고 있다.

장비를 공유할 때의 문제점은 자기 것이 아닌 것으로 생각하여 사용 시 고장이나 문제가 생겨도 적극적으로 해결하려 하지 않고, 모른 척 넘어가는 경우입니다. 즉, 관리가 어렵다는 것이 문제가 되는데, S대학의 경우 공동 기기실에 전문 인력을 두어 공동기기를 지속적으로 유지, 보수, 관리할 수 있게 함으로 부주의로 인한 기기의 손상이나 문제점 방치 등을 해결할 수 있었습니다. 또한 동시에 동일 기기를 사용하게 된다거나 당장 기기를 사용해야 하는데 다른 과에서 사용하고 있다거나 하는 것들이 문제가 될 수 있는데, 이는 사용기간 예약 체크리스트를 통해 관리자가 철저히 관리함으로 이러한 문제들은 충분히 해결되고 있습니다. 또한 각 과의 연구실에서 연구 과제비로 도입한 장비일지라도 자주 사용하지 않는 기기는 공동 기기센터에 비치하고 다른 과에서도 사용할 수 있도록 함으로써 연구비 절감의 효과도 얻을 수 있습니다.

이 사례는 공동 기기실 사용의 문제점들을 사전에 미리 파악하고, 그것을 해결하기 위해 여러 가지 방안들을 도입하여 실행하고 있는 대표적인 우수사례로 연구비 비용 절감과 그 비용을 학생들의 장학금으로 잘 활용하고 있는 좋은 사례입니다.