한국철도기술연구원은 자체 자산관리시스템에 반드시 “NTIS 연구시설장비등록증”을 첨부하여 관리하도록 하여 누락을 방지하고 있습니다. 즉, 철도기술연구원의 연구시설장비 관련정보 데이터베이스 파일에 장비 목록을 입력하여 관리하고자 할 때 NTIS 등록번호를 반드시 함께 입력하도록 한 것입니다. 사람으로 치면, 이름만이 아니라 주민등록번호(또는 생년월일)도 반드시 함께 입력해야 시스템이 제대로 작동하는 것과 같습니다. 연구자금을 관리하는 회계 담당 부서에서는 NTIS에 등록된 장비에 대해서만 도입 비용을 지출해주기 때문에, 연구시설장비등록증과 등록번호를 확실하게 챙기지 않을 수가 없습니다.

또한 이렇게 제대로 정확하게 등록된 장비들을 한국철도기술연구원 자체 홈페이지를 통해 외부에 공개함으로써 공동 활용에 크게 도움을 주고 있습니다.

<그림> 철도기술연구원이 등록 보유하고 있는 주요 장비들 공개

<그림> 철도기술연구원이 등록 보유하고 있는 모든 장비들의 공개

<그림> 철도기술연구원이 공동 활용을 위해 공개 제안한 장비들

「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」에 따르면 국가 연구개발 예산으로 도입한 3천만 원 이상의 연구시설장비는 도입 후 30일 이내에 “국가연구시설장비관리서비스”(NTIS) 또는 “공동장비활용이용자서비스”(ZEUS)에 등록하도록 되어 있습니다. 둘 중 한 곳에만 등록하면 해당 연구시설장비 관련 정보는 자동으로 연계되어, 다른 연구자나 연구기관의 공동 활용에 도움을 줄 수 있습니다. 그러나 현장에서는 상당수의 연구기관들이 등록 대상인 시설장비들을 시일을 넘겨 등록하거나, 아예 등록을 하지 않은 채 활용하다가 결국에는 소재를 파악하지 못하여 분실 처리되는 사례도 종종 발생하고 있습니다.

「국가연구시설장비관리표준지침」에 따르면 연구시설장비의 등록누락 방지를 위해 “3단계 등록 필터링 제도”를 마련하여 따르도록 되어 있습니다. 연구기관의 장은 1단계로 장비 구매대금 집행 시에, 그리고 2단계로 연구개발 종료 시에 “국가연구시설장비관리서비스”에 등록된 연구시설장비들의 “연구시설장비 현황”을 보고서에 포함하여 제출하여야 합니다. 또한 3단계로 연구개발사업 종료 시의 최종 정산 서류에서도 도입된 연구시설장비들이 “국가연구시설장비관리서비스”에 등록되었는지 확인하고 이를 제출하여야 합니다.

이와 같이 3단계에 걸쳐 연구시설장비 등록 현황을 파악함으로써, 국가의 예산으로 도입된 장비가 등록에서 누락되어 분실되거나 훼손되는 사태를 예방할 수 있습니다.