ㅁㅁ기관이 건교부 소관물품으로 300억 원 대의 전산장비를 물품관리대장에 등재하지 않은 것으로 밝혀졌다. 2006년 감사원 자료에 의하면 1998년 9월부터 2005년 12월까지 토지종합전산망구축사업 등 9개 정보시스템 구축용역사업(총 사업비 3611억 900만 원)을 추진하면서 취득한 359억 4300만 원 상당의 전산 장비 총 1,413개를 물품 관리 대장에 등재하지 않았다. 이 가운데 어떤 물품은 무려 7년 11개월간 등재하지 않은 상태로 활용되었다. 현행 물품 관리법은 공무원이 물품을 취득했을 때 물품 관리관에게 통지한 뒤 물품 관리 대장에 등재관리하도록 되어 있지만 건교부는 이를 지키지 않았다.

이 사례에서 가장 큰 문제점은 기사의 내용에서도 보듯이 1,413개라는 엄청난 수의 물품을 8년 가까이 등재하지 않고 물품의 상태와 수명, 위치 등을 기록하지 않은 관리 소홀을 지적할 수 있습니다. 시설·장비의 등재를 하지 않고 관리하는 것의 문제점을 조달청 물품 관리팀 관계자는 이렇게 말하고 있습니다. “물품이 관리 대장에 등재돼 있지 않다는 것은 물건이 서류상으로 존재하지 않는다.”는 것이며 이는 “누가 물건을 들고 가도 알 수 없다.” 이러한 부분에서 지침을 따르지 않을 시 바로 윤리적인 문제로 연결되기 쉽다는 것을 보여주고 있는 것이죠.

물품 관리대장에 기록하지 않은 물품을 살펴보면 대부분 전산장비의 부품들입니다. ㅁㅁ기관의 시설물들을 제어하는 전산장비의 부품은 한두 가지로 이루어지는 것이 아니라 수 십 가지의 물품이 한가지의 세팅을 이루고 여러 대의 세팅된 시스템들을 연결하여야만 도시의 시설물들을 제어 할 수 있습니다. 이러한 까닭으로 오랜 기간 동안 각각의 부품을 등재 하지 않았음에도 문제가 적발 되지 않은 까닭으로 여겨집니다.

연구기관 내의 ‘장비 도입부서’와 ‘자산 관리부서’에서는 도입 완료 후 자산 등록 관리 번호가 포함된 자산 비표와 장비 이력카드를 발급하고, 취득 가격이 3천만 원 이상인 장비 또는 3천만 원 미만이라도 공동 활용이 가능한 장비에 대해서는 장비취득 후 30일 이내에 ‘국가연구시설 장비관리 서비스(NTIS)’에 등록하여야 합니다.