현장 실태 조사 시 기관 차원의 관리 체계 파악 및 NTIS 정보와 실제 장비와의 정보 일치 여부 확인을 위한 방법으로 장비마다 부착된 자산 비표를 확인한 결과 위와 같이 자산 비표 미부착 사례, 자산 비표를 여러 개 부착한 사례, 기관의 자산 목록과 기기에 부착된 장비명이 서로 다른 사례 등이 발견되었다.

연구장비는 연구기관의 공적인 예산이나 국가, 재단, 기업 등의 외부 후원자금으로 도입되며, 연구자 개인에게 주는 것이 아니라 연구기관의 소유라는 것을 명심해야 합니다. 연구장비 관리의 전 단계 중 ‘운영’ 단계는 연구기관의 장비 보유 실태와 정비 보수 수요를 체계적으로 파악하여 관리하는 단계입니다. 장비마다 자산비표를 붙이고, 정기적으로 이를 장비 등록대장과 대조하여 확인하여야 합니다. 「국가연구시설장비 관리 표준지침」의하면 자산관리 번호가 매겨진 자산비표는 반드시 잘 보이는 곳에 부착하고 주기적 실사 점검을 통하여 관리해야 하며 규정대로 자산비표를 붙여야 한다고 권고하고 있습니다.

만약 불일치가 발생하면 망실된 장비를 수배하거나, 고장 난 장비를 보수하거나, 미등록 장비를 등록하여야 합니다. 연구 과제를 수행하기 위해 늘 장비를 활용하는 연구자에게는 익숙한 장비에 대한 자산비표 관리업무가 형식적이고 무의미한 작업으로 보일 수도 있으나, 장비 관리 담당자가 바뀌거나 외부기관에게 대여를 하는 일이 발생할 때 장비에 붙어 있는 자산비표는 자칫 잠깐의 기간 동안이라도 장비의 망실이나 정비 보수 소홀의 가능성을 방지함으로써 연구기관 전체에 편리함을 제공할 것입니다. NTIS에 장비정보를 등록하는 것은 넓은 차원에서 보유하고 있는 장비의 활용도를 높이고자 함이고 자산목록 등재는 장비 담당자가 유지·보수해야 할 장비에 대한 정보를 제대로 알고 정확히 기록하여 담당자의 교체가 있거나 어떤 상황에서도 장비 관리의 허점이 생기지 않게 할 수 있도록 합니다.